SURF, SIVON en Google bereiken overeenkomst Terms of Service Google Chrome
In mei 2023 hebben SURF en SIVON met Google overeenstemming bereikt over de nieuwe Terms of Service (ToS) voor het gebruik van Chrome OS en Chrome-browser voor Chromebooks.
Nadat het bestuur van de instelling deze overeenkomst heeft geaccepteerd en de Chromebooks in beheer heeft genomen, is Google verwerker en is het bestuur van de instelling verwerkersverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens op Chromebooks (die draaien op ChromeOS) en in Chrome-browsers (die draaien op Chromebooks). Door deze overeenkomst te accepteren en bijbehorende maatregelen door te voeren, beperk je de privacyrisico’s voor studenten en medewerkers bij het gebruik van Chromebooks met ChromeOS en de Chrome-browser.
Deze overeenkomst is - in opdracht van SURF en SIVON - gecontroleerd en akkoord bevonden door een team van (externe) privacyjuristen. Naast het accepteren van deze overeenkomst, dien je als instelling nog een aantal aanvullende maatregelen te nemen om te zorgen voor een veilig gebruik. Deze maatregelen vind je onderaan dit artikel in het kort in in de uitgebreide handleiding.
Let op: deze maatregelen komen bovenop de maatregelen die gebruikers van Google Workspace in een eerder stadium konden nemen. Mocht je deze stappen nog eens terug willen lezen, bekijk dan deze pagina.
De DPIA op Chromebooks, ChromeOS en Chrome-browser staat los van de DPIA die is uitgevoerd op Google Workspace. Hierover lees je meer in dit artikel.
De Terms of Service in het kort
- In opdracht van SURF en SIVON heeft Privacy Company een onderzoek gedaan naar privacyrisico’s bij het gebruik van Chromebooks en Chrome-browser op Chromebooks. Bekijk het volledige rapport hier.
- Google ontwikkelt speciaal voor het onderwijs een verwerkersversie van ChromeOS. Deze komt in augustus 2023 beschikbaar.
- Naast de introductie van de verwerkersversie, hebben SURF en SIVON additionele afspraken gemaakt om privacyrisico’s weg te nemen. Deze afspraken staan in het ‘improvement plan’.
- Het bestuur van de instelling dient zelf ook een aantal privacy gerelateerde instellingen aan te passen. Deze stappen vind je in de handleiding.
- Google komt voor alle gebruikers in het Nederlandse onderwijs met een nieuwe verwerkersovereenkomst. Instellingen ontvangen hierover zo snel mogelijk bericht van Google. De Chrome OS en Chrome-browser verwerkersovereenkomst is gecontroleerd en akkoord bevonden door SURF, SIVON en privacyjuristen in opdracht van SIVON.
- De overeenkomst is van toepassing op Chromebooks die in beheer zijn onder een Workspace domein. Je brengt Chromebooks onder beheer met de ‘Chrome Education upgrade’ licentie.
- De verwerkersovereenkomst is alleen van toepassing op ‘essential services’ (zie de bijlage ‘List of Essentials Services’).
- Optional services moeten door de admin uitgezet worden.
- Het is niet nodig om nieuwe software te installeren op de Chromebooks. De uitrol van de functionaliteiten om de verwerkersversie mogelijk te maken, zitten in de software updates van Google.
Wat moet je als instellingsbestuur zelf doen?
- Zorg dat alle Chromebooks die je gebruikt in beheer staan binnen jouw Workspace domein (de zogenaamde ‘education upgrade’).
- Accepteer de overeenkomst die Google je aanbiedt (hoe/wanneer).
- Zet alle optional services uit (zie handleiding).
- Implementeer de overige maatregelen zoals beschreven in de handleiding.
Let op: het de-activeren van ‘optional services’ gaat met switches. Alle switches worden in augustus 2023 geïmplementeerd. Bestaande Workspace-gebruikers moeten zelf de ‘optional services’ uitzetten met de switches. Voor nieuwe Workspace-gebruikers staan de optional services default uit (‘privacy by design’).
